Własna działalność gospodarcza — realne koszty pierwszych 12 miesięcy

Koniec września 2021. Siedzę przy stole w kuchni i patrzę na trzy faktury: 8500 zł, 6000 zł i 0 zł — ta ostatnia za projekt, który „wisi“ od 6 tygodni. Na koncie firmowym: 4200 zł. Termin płatności ZUS i zaliczki podatkowej: za 11 dni. To był mój drugi miesiąc prowadzenia własnej działalności.

W tym artykule piszę o tym, czego naprawdę kosztuje własna działalność gospodarcza. Nie o ZUS-ie i stawkach — to znajdziesz wszędzie. O tym, co faktycznie obciąża rachunek i głowę przez pierwsze 12 miesięcy.

Stałe koszty JDG których nie uciekniesz

• ZUS (w 2021 na preferencyjnym + zdrowotna): ok. 666 zł/mc przez pierwsze 24 miesiące
• Księgowość: 280–380 zł/mc (zewnętrzna, prosta JDG)
• Konto firmowe: 0–50 zł (zależnie od banku)
• OC zawodowe (doradztwo B2B): ok. 82 zł/mc

Łącznie: ok. 1050–1200 zł miesięcznie „z miejsca“. To kosztuje Twoja działalność, zanim zarobisz pierwszą złotówkę.

Więcej szczegółów o strukturze tych kosztów pisałem przy okazji kosztów prowadzenia JDG w pierwszym roku — tam jest pełny breakdown z tabelą.

Podatki przy JDG: liniowy vs skala podatkowa — co wybrałem

Wybrałem podatek liniowy 19%. Dla mnie to był prosty rachunek: planowałem przychody powyżej 120 000 zł rocznie od drugiego roku, więc skala podatkowa (32% powyżej progu) od razu przestała być atrakcyjna.

Czego nie wiedziałem: przy podatku liniowym tracę możliwość rozliczenia wspólnie z małżonką. Ewa rozlicza się na skali. Przez pierwsze dwa lata to był minus — jej dochody z kancelarii były na tyle stabilne, że wspólne rozliczenie dawałoby nam oszczędność ok. 4000–6000 zł rocznie. Decyzja o liniowym była słuszna długoterminowo, ale w pierwszym roku kosztowała.

Jeszcze jedna rzecz: zaliczki podatkowe. Przy podatku liniowym płacisz je co miesiąc lub kwartalnie (jeśli spełniasz warunki i złożisz wniosek). Kwartalne zaliczki dają ci dodatkowe 2 miesiące obrotu gotówką. Złożyłem wniosek i przełączyłem się na kwartalne od Q2 2022 — to jeden z lepszych ruchów administracyjnych w tym roku.

Jak zaplanowałem przepływ gotówki na pierwszych 6 miesięcy

Wróćmy do września 2021. Problem nie był w tym, że nie miałem pieniędzy — miałem faktury wystawione. Problem był w tym, że klienci płacą w 30, 45, a czasem 60 dni. ZUS i urząd skarbowy płacą się do 20. każdego miesiąca. Te dwa kalendarze nie są zsynchronizowane.

Moje rozwiązanie: arkusz przepływów gotówki. Prosta tabelka: wiersze to tygodnie, kolumny to spodziewane wpływy (z podaniem klienta i terminu), płatności wychodzące (ZUS, zaliczka podatkowa, księgowa, inne). Aktualizowałem ją co tydzień przez pierwsze 9 miesięcy.

Drugi ruch: skróciłem terminy płatności na fakturach. Z 30 dni na 14 dni dla klientów, z którymi miałem dobrą relację. Kilku zgodziło się bez dyskusji. Jeden zapytał dlaczego — wyjaśniłem wprost, że prowadzę małą firmę i zarządzam płynnością. Docenił szczerość. Zapłacił w 10 dni.

Czego żałuję: co zrobiłbym inaczej od początku

• Osobne konto oszczędnościowe na podatki i ZUS od pierwszego dnia. Każda wystawiona faktura — od razu przelewa 35% na „rezerwy podatkowe“.
• Księgowa od dnia 1, nie od dnia 90. Przez pierwsze 3 miesiące próbowałem sam. Zmarnowałem czas i popełniłem 2 błędy w ewidencji kosztów, które trzeba było potem korygować.
• Umowy z klauzulą terminu płatności 14 dni od samego początku. Klienci, którzy na to nie pojdą — to sygnał ostrzegawczy o ich własnej płynności.

Własna działalność gospodarcza kosztuje mniej, niż się spodziewałem pod względem formalnym. Kosztuje więcej pod względem mentalnym i organizacyjnym — szczególnie jeśli przez lata etat dbał o to za ciebie. Przejście z Wrocławia do Wrocławia-jako-pracodawcy zajęło mi pełne 6 miesięcy, zanim poczułem, że naprawdę „czuę“ biznes.

Przy okazji warto też spojrzeć na mój wcześniejszy artykuł o jak rzuciłem bankowość i otworzyłem własną firmę — opisuję tam kontekst, który uzupełnia ten wpis.

Przy pokrewnych tematach polecam też: równowadze między pracą a życiem osobistym — inny kąt spojrzenia na podobne sprawy.